Las aulas empiezan a vaciarse, los alumnos se preocupan por si habrán aprobado los exámenes, los formadores corrigen y apuran las últimas clases con ritmo frenético y casi todos ya estamos pensando en el verano. En la oficina todavía quedan reuniones y muchos temas que cerrar, en este mes del curso estamos más tranquilos pero más cansados.
Nos encontramos en un periodo del año muy delicado: el cierre de formación, y la planificación del año siguiente. Con esta entrada de blog pretendemos facilitarte la vida, queremos aportarte algunos consejos para ayudarte a conseguir un cierre de formación todo lo eficaz y llevadero posible.
El primer paso que te recomendamos dar es muy importante:
Reúnete con tu partner de formación.
Sí, es complicado hacer hueco en la agenda y reunirse, pero estamos hablando de personas y de evaluar cuestiones realmente importantes sobre el aprendizaje, la gestión y la calidad.
Trabaja en equipo con tu proveedor para llevar a cabo las siguientes acciones:
Evalúa las acciones formativas del año:
Grupos y niveles.
Evolución de niveles.
Resultados de los exámenes.
Comprueba la asistencia.
Lo normal es realizar un examen final a cada grupo y de forma individual, aunque algunas empresas prefieren pruebas trimestrales.
En el caso de clases individuales no es lo recomendable pero es habitual realizar una evaluación continua sin examen final o trimestral, básicamente por la falta de tiempo de estos perfiles.
Es muy común que los alumnos se preocupen demasiado por la prueba final, pero los exámenes no suelen ser difíciles, no se trata de “ir a pillar”. Su contenido suele ser un repaso de los contenidos del curso, se basa en los criterios del MERC, y la nota no supone más del 30% de la evaluación final. Recordemos que, en un enfoque comunicativo, el 70% del trabajo se lleve a cabo día a día en el aula y con el formador.
De cara a las evaluaciones, el mejor consejo que te damos es que realices las pruebas en soportes digitales (olvídate del papel). Si tus alumnos cuentan con un campus virtual pueden realizar la prueba desde donde quieran y a cualquier hora. Es una prueba más objetiva, más rápida y más eficaz, incluso puedes ahorrarte el coste del formador porque no es necesario que vaya a aplicar un examen.
Evalúa la calidad de la formación:
- Incidencias.
- Nº de horas impartidas.
- Facturación.
- Nº de horas bonificadas.
- Informes de progreso de alumnos.
- Resultados de los cuestionarios de satisfacción.
- Rellena previamente los cuestionarios de satisfacción de tu partner y fomenta que los alumnos también lo hagan, ayuda muchísimo a mejorar la calidad del servicio, suelen enviarse al inicio y al final de la formación. Por otro lado, analizar los informes de progreso te permitirá conocer la efectividad de las clases, organizar los grupos del próximo curso, y establecer un calendario de trabajo en base a ello.
Gestiona todo el papeleo de Fundae:
Recibís de diplomas y materiales.
Copias de toda la documentación.
Comprueba todos los documentos.
Archívalos en el formato que se hayan emitido originalmente.
En esta entrada de nuestro blog hablamos de las dificultades de la bonificación que te puedes encontrar.
Planifica las acciones del próximo curso.
Es fundamental dejar un calendario anual detallado con todos los hitos y plazos de principio a fin, mejora la coordinación con el partner, el control, y la calidad del servicio para el alumno.
Después de obtener todos los datos, indicadores y valoraciones, estás preparada para el segundo paso:
Calcula el retorno de la inversión en formación (ROI).
Dicen los expertos que sólo por el hecho de medir algo empezará a funcionar mejor, estamos de acuerdo.
No obstante, recuerda que aprender idiomas no es una habilidad mecánica y que además está cambiando constantemente. Su medición no es matemática.
EL ROI en formación consiste en conocer el retorno de una acción formativa o de un plan anual de formación. Para calcularlo es necesario interpretar un conjunto de indicadores, por ejemplo:
Satisfacción y felicidad.
Habilidades y competencias adquiridas.
Organización y tiempo invertido.
Asistencia.
Coste por hora.
¿Un buen ROI implica que el alumno ha progresado de nivel?
Debemos partir de la base que según el marco Común de Referencia Europeo (MERC) se necesitan unas 240 horas para adquirir todas las competencias de vocabulario y habilidades para pasar de nivel. Para valorar el paso de nivel de los alumnos, lo primero que hay que tener en cuenta es la cantidad de horas impartidas en la empresa. No es lo mismo que se impartan 30 horas que 90 horas o 120 horas anuales. En nuestra opinión, la evaluación del ROI o la calidad de un proveedor no debe ceñirse únicamente al paso de nivel: cuando se trata sólo de una acción formativa, o pocas horas en un plan anual, es muy importante la valoración del formador (70% de la evaluación) y saber si el alumno ha afianzado conocimiento a través del examen. Si por el contrario se imparten más de 90 horas por alumno y año, el paso de nivel puede ser un indicador fiable, pero siempre sujeto a las cifras de asistencia.
Si el aspecto del ROI es muy importante para tu empresa, existen modalidades de formación de idiomas más orientadas a conseguirlo, solicita una reunión informativa si estás interesado en conocerlos.
¡Y ya está! Como puedes ver, hacer un buen cierre de formación es sencillo pero conlleva todo un año de trabajo constante, y sólo es posible si previamente te reúnes con tu partner de idiomas, lees los informes de progreso de los alumnos, los resultados de los cuestionarios de satisfacción y los informes de asistencia.
Un poco de paciencia y mucho ánimo, seguro que has hecho un buen trabajo y te esperan unas semanas de vacaciones para desconectar. Ya sabes, reúnete con tu proveedor de idiomas. Si no tienes y lo necesitas, solicita una reunión para conocer nuestro servicio sin compromiso y llevar a cabo un buen cierre de formación.
Si por el contrario, todavía no trabajas con un proveedor de formación de idiomas especializado en empresas, valora la posibilidad de hacerlo para conseguir sacar el mejor rendimiento a tu inversión. Estamos a tu disposición.